Cel najmu okazjonalnego – czego szuka właściciel mieszkania
Osoba wynajmująca mieszkanie zwykle ma jedną główną obawę: co się stanie, jeśli lokator przestanie płacić albo odmówi wyprowadzki. Umowa najmu okazjonalnego została pomyślana właśnie po to, aby ten lęk ograniczyć i dać prywatnemu właścicielowi realne narzędzia do odzyskania lokalu.
Ten typ umowy nie jest dla każdego i nie w każdej sytuacji ma sens. W wielu przypadkach wystarczy zwykły najem, ale gdy w grę wchodzi duże ryzyko, brak możliwości częstej kontroli mieszkania lub planowany powrót do lokalu, najem okazjonalny może znacząco poprawić bezpieczeństwo właściciela.
Czym jest umowa najmu okazjonalnego i dla kogo jest przeznaczona
Definicja najmu okazjonalnego w świetle przepisów
Najem okazjonalny został wprowadzony do ustawy o ochronie praw lokatorów jako szczególny rodzaj najmu mieszkalnego. Jego główną ideą jest wzmocnienie ochrony właściciela lokalu przed nieuczciwym lub problematycznym najemcą, przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych praw lokatora.
W uproszczeniu: jest to umowa najmu mieszkania zawierana na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), z dodatkowymi oświadczeniami najemcy sporządzonymi u notariusza. Te dodatkowe elementy pozwalają przeprowadzić eksmisję najemcy bez klasycznego procesu o eksmisję, jeśli zaistnieją ku temu przesłanki (np. brak płatności czynszu).
Najem okazjonalny jest uregulowany w przepisach szczególnych, które modyfikują standardowe prawa i obowiązki stron umowy najmu, a także sposób zakończenia stosunku najmu. Kluczowe są tu elementy związane z egzekucją, czyli możliwością szybkiego opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny nie jest dostępny dla wszystkich wynajmujących. Ustawodawca zawęził krąg uprawnionych, aby uchronić najemców przed nadużyciami ze strony profesjonalnych podmiotów.
Wynajmującym przy najmie okazjonalnym może być wyłącznie osoba fizyczna, która:
jest właścicielem (lub współwłaścicielem) lokalu mieszkalnego,
nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali.
Oznacza to, że najem okazjonalny jest pomyślany przede wszystkim dla „zwykłego Kowalskiego”, który wynajmuje jedno lub kilka mieszkań prywatnie, poza działalnością gospodarczą. Spółki, fundusze, deweloperzy czy przedsiębiorcy świadczący usługi wynajmu nie mogą korzystać z tej formy – dla nich przeznaczony jest przede wszystkim najem instytucjonalny.
Po stronie najemcy takich ograniczeń zasadniczo nie ma – może to być zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca (np. najem mieszkania na cele mieszkaniowe pracownika), byle lokal był wykorzystywany na cele mieszkaniowe, a nie stricte biurowe.
Główne cele i funkcje najmu okazjonalnego
Najem okazjonalny został stworzony z kilku powodów:
ochrona właściciela lokalu przed lokatorem, który po zakończeniu umowy nie chce się wyprowadzić,
uproszczenie i przyspieszenie eksmisji – poprzez oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji,
zachęcenie prywatnych właścicieli do „wyciągnięcia” mieszkań z szarej strefy i legalnego wynajmowania,
ograniczenie ryzyka lokatora, który zasłania się brakiem możliwości zapewnienia mu lokalu socjalnego.
Dzięki dodatkowym wymaganym dokumentom (w tym notarialnym oświadczeniom) wynajmujący zyskuje mocne zabezpieczenie na wypadek problemów. Jednocześnie najemca od początku wie, że po wygaśnięciu umowy rzeczywiście będzie musiał opuścić lokal, ponieważ zgadza się na to w formie aktu notarialnego i wskazuje adres, pod który będzie mógł się przenieść.
Krótkie porównanie z klasyczną umową najmu
W klasycznym najmie, opartym wyłącznie na kodeksie cywilnym i ustawie o ochronie praw lokatorów, lokator jest silnie chroniony. Eksmisja wymaga przeprowadzenia pełnego procesu sądowego, a sąd bada m.in. uprawnienie do lokalu socjalnego, sytuację życiową i rodzinną lokatora. W praktyce trwa to często wiele miesięcy, a nawet lat.
Najem okazjonalny wprowadza kilka kluczowych różnic:
umowa zawsze na czas oznaczony (do 10 lat),
najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego,
najemca wskazuje inny lokal, do którego może się wyprowadzić, oraz przedstawia zgodę osoby dysponującej tym lokalem,
eksmitując najemcę, właściciel nie czeka na wskazanie lokalu socjalnego przez gminę.
Właściciel ma więc znacznie większą swobodę w odzyskaniu mieszkania, o ile dopełni formalności przewidzianych dla najmu okazjonalnego i prawidłowo zgłosi umowę do urzędu skarbowego.
Źródło: Pexels | Autor: Thirdman
Najem okazjonalny a zwykła umowa najmu – kluczowe różnice
Zakres ochrony lokatora i właściciela
Przy zwykłej umowie najmu mieszkania, lokator korzysta z rozbudowanej ochrony ustawy o ochronie praw lokatorów. Gmina ma obowiązek w określonych sytuacjach zapewnić lokal socjalny, a eksmisja „na bruk” jest co do zasady niedopuszczalna. Sąd, rozpatrując pozew o eksmisję, bada m.in. sytuację życiową, rodzinną i zdrowotną najemcy.
W najmie okazjonalnym priorytetem jest ochrona właściciela prywatnego lokalu. Zastosowane mechanizmy powodują, że:
najemca sam wskazuje lokal, do którego może się wyprowadzić,
osoba dysponująca tym lokalem (np. inny właściciel) zgadza się na jego przyjęcie,
gmina nie jest w ogóle włączana w proces eksmisji,
nie bada się uprawnienia najemcy do lokalu socjalnego w takim zakresie, jak przy zwykłej eksmisji.
Gdy najemca przestaje płacić lub łamie umowę, właściciel korzysta z oświadczenia o poddaniu się egzekucji i kieruje sprawę od razu do komornika (po uzyskaniu klauzuli wykonalności), bez całego procesu o eksmisję. To główna przewaga nad typowym najmem.
Forma i wymagane załączniki
Najem okazjonalny wymaga znacznie bardziej rozbudowanej dokumentacji niż zwykła umowa najmu. Oprócz samej umowy trzeba zgromadzić kilka dodatkowych dokumentów, bez których cała konstrukcja przestaje działać w sposób szczególny.
Przy zwykłym najmie wystarczy pisemna umowa (dla celów dowodowych), ewentualnie protokół zdawczo-odbiorczy i kaucja. W najmie okazjonalnym konieczne jest:
zawarcie umowy najmu na piśmie na czas oznaczony (do 10 lat),
oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu,
pisemne wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać po zakończeniu najmu okazjonalnego mieszkania,
pisemne oświadczenie właściciela tego innego lokalu (lub osoby z innym tytułem prawnym) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w tym lokalu,
przekazanie umowy do urzędu skarbowego w wymaganym terminie.
Brak któregokolwiek z tych elementów sprawia, że najem okazjonalny przestaje być „okazjonalny” w sensie prawnym, a staje się zwykłym najmem, pozbawionym ułatwionej ścieżki eksmisji.
Czas trwania umowy i możliwości jej rozwiązania
W odróżnieniu od zwykłego najmu, który może być zawarty na czas nieoznaczony, umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony. Maksymalna długość takiej umowy to 10 lat. Po tym okresie strony mogą podpisać kolejną umowę, jednak każda będzie odrębnym stosunkiem prawnym.
Rozwiązanie umowy najmu okazjonalnego następuje przede wszystkim na skutek:
upływu terminu, na jaki została zawarta,
wypowiedzenia umowy w przypadkach przewidzianych w jej treści lub w ustawie,
porozumienia stron.
Po zakończeniu umowy, jeśli najemca nie opuszcza lokalu, wynajmujący może uruchomić specjalną procedurę eksmisji opartą o akt notarialny najemcy. Przy zwykłej umowie najmu konieczne byłoby złożenie pozwu o eksmisję, uzyskanie prawomocnego wyroku, ewentualne postępowanie o lokal socjalny i dopiero potem egzekucja komornicza.
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego
Bardzo ważnym elementem najmu okazjonalnego jest obowiązek zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Właściciel lokalu musi to zrobić w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (czyli od dnia wskazanego w umowie jako pierwszy dzień obowiązywania).
Skutki braku zgłoszenia są dotkliwe. Jeśli wynajmujący nie dopełni tego obowiązku:
umowa traci status najmu okazjonalnego,
traktowana jest jak zwykła umowa najmu,
właściciel nie może korzystać z uproszczonej procedury eksmisji,
najemca nadal pozostaje w lokalu na zasadach zwykłego najmu, z pełną ochroną ustawową.
Sam fakt zapłaty podatku od najmu nie „naprawia” zaniedbania zgłoszenia umowy jako najmu okazjonalnego. Kluczowe jest formalne powiadomienie urzędu skarbowego o zawarciu takiej właśnie umowy. Dobrą praktyką jest przechowywanie potwierdzenia nadania lub złożenia zgłoszenia, bo może być potrzebne w razie sporu.
Kiedy najem okazjonalny ma największy sens – typowe scenariusze
Pierwsze mieszkanie na wynajem i obawy przed trudnym lokatorem
Osoba, która po raz pierwszy wynajmuje mieszkanie, często czuje się niepewnie. Brak doświadczenia, znajomości typowych trików „trudnych lokatorów” i ogólna obawa przed konfliktem mogą skutecznie psuć radość z dodatkowego dochodu. Najem okazjonalny pozwala zminimalizować to ryzyko przynajmniej w jednym, kluczowym obszarze – odzyskania mieszkania.
Jeśli dla właściciela najważniejsze jest to, aby mieć pewność, że w razie poważnych problemów (zwłaszcza długotrwałych zaległości w czynszu) będzie mógł relatywnie szybko przeprowadzić eksmisję, umowa najmu okazjonalnego jest rozwiązaniem szczególnie wartym rozważenia. Dodatkowe formalności często selekcjonują też najemców – osoby nieuczciwe lub planujące „kombinować” często od razu rezygnują, gdy słyszą o wizycie u notariusza i oświadczeniu o poddaniu się egzekucji.
Przykład z praktyki: właściciel, który bez doświadczenia podpisał zwykłą umowę z sympatyczną parą studentów, po kilku miesiącach utknął z zaległościami, zniszczeniami w mieszkaniu i lokatorami odmawiającymi wyprowadzki. Gdyby zastosował najem okazjonalny, procedura byłaby znacznie prostsza i krótsza.
Właściciel mieszkający za granicą lub w innym mieście
Duża część właścicieli wynajmujących mieszkania przebywa na stałe za granicą albo w innym mieście. Rzadko bywają w lokalu, nie mają możliwości osobistego nadzoru, a wszelkie problemy rozwiązują na odległość. W takiej sytuacji czas reakcji na kłopot z najemcą jest kluczowy – im szybciej da się zareagować prawnie, tym mniejsze ryzyko narastania szkód i długów.
Najem okazjonalny daje przewagę polegającą na tym, że w razie poważnych naruszeń umowy właściciel (lub pełnomocnik w Polsce) nie musi rozpoczynać długotrwałego procesu sądowego o eksmisję. Wystarczy uruchomienie procedury opartej o akt notarialny najemcy, uzyskanie klauzuli wykonalności i skierowanie sprawy do komornika.
Właściciel mieszkający daleko często obawia się, że nie będzie mógł dopilnować terminów, dokumentów, spraw sądowych. Konstrukcja najmu okazjonalnego to częściowe antidotum na tę obawę – jeśli dokumenty zostaną prawidłowo przygotowane na starcie, w razie problemów wystarczy wsparcie pełnomocnika lub prawnika w kraju.
Krótkoterminowe wynajmowanie mieszkania z planowanym powrotem
Częsty scenariusz to wyjazd na kilka lat za granicę lub do innego miasta, po którym właściciel planuje powrót do swojego mieszkania. Dochód z najmu ma w tym czasie pokrywać koszty utrzymania lokalu lub część rat kredytu. Główne pytanie brzmi wtedy: czy uda się wrócić do własnego mieszkania w zaplanowanym czasie?
Przy zwykłym najmie istnieje ryzyko, że najemca odmówi wyprowadzki albo będzie próbował przeciągać sprawę. Wtedy odzyskanie lokalu może potrwać, a właściciel będzie zmuszony wynajmować inne mieszkanie lub mieszkać „kątem” u rodziny. Najem okazjonalny znacząco zwiększa szansę, że plan powrotu uda się zrealizować w założonym terminie.
Najem okazjonalny przy wynajmie pokoju w mieszkaniu właściciela
Najem okazjonalny nadaje się nie tylko do wynajmu całych mieszkań. Można go stosować również wtedy, gdy właściciel wynajmuje pojedynczy pokój w lokalu, w którym sam mieszka. Dla wielu osób to właśnie ta sytuacja jest najbardziej stresująca – obca osoba wchodzi do prywatnej przestrzeni, a jednocześnie obowiązują ją przepisy chroniące lokatorów.
Umowa najmu okazjonalnego przy wynajmie pokoju:
zwiększa poczucie bezpieczeństwa właściciela mieszkającego „pod jednym dachem” z najemcą,
utrudnia sytuację, w której lokator przestaje płacić, ale nadal zajmuje pokój,
dyscyplinuje najemcę, bo już na starcie widzi, że właściciel traktuje sprawę poważnie i dba o formalności.
Przy takim rozwiązaniu w umowie i protokole warto bardzo precyzyjnie opisać, które pomieszczenia są przedmiotem najmu (np. konkretny pokój), a z których najemca może tylko współkorzystać (kuchnia, łazienka, przedpokój). Klarowny podział przestrzeni zmniejsza ryzyko konfliktów na co dzień.
Najem okazjonalny przy wynajmie kilku mieszkań
Osoba posiadająca dwa czy trzy mieszkania na wynajem często traktuje najem jako „poboczną działalność”, ale skutki problematycznego lokatora potrafią być bardzo dotkliwe finansowo. Zaległości w czynszu mnożone przez kilka lokali szybko zmieniają się w poważny kłopot.
Przy kilku mieszkaniach najem okazjonalny:
standaryzuje procedury – właściciel stosuje ten sam pakiet dokumentów i kroków przy każdym nowym najemcy,
redukuje ryzyko „zablokowania” kilku lokali przez nieuczciwych lokatorów jednocześnie,
ułatwia współpracę z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym – dokumenty są uporządkowane i przewidywalne.
Niektórzy właściciele obawiają się reakcji potencjalnych najemców na wymóg wizyty u notariusza. Z praktyki wynika jednak, że dobrze poprowadzona rozmowa – ze spokojnym wyjaśnieniem, że to standard stosowany wobec wszystkich lokatorów – zwykle rozbraja napięcie. Część rzetelnych najemców odbiera wręcz taki wymóg jako sygnał, że właściciel jest poukładany i przewidywalny.
Warunki, które trzeba spełnić, aby zawrzeć ważną umowę najmu okazjonalnego
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego jako wynajmujący
Najem okazjonalny zarezerwowany jest dla właścicieli prywatnych, którzy nie prowadzą w zakresie wynajmu działalności gospodarczej. Oznacza to, że:
wynajmujący powinien być osobą fizyczną,
lokal nie może być wynajmowany w ramach firmy (np. jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki),
umowa dotyczy lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, a nie np. biura czy lokalu usługowego.
Jeżeli wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmu, właściwszą formą będzie najem instytucjonalny, który ma własne regulacje. Wiele osób myli te pojęcia – samo odprowadzanie podatku od najmu nie oznacza jeszcze prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o najmie okazjonalnym.
Wymogi wobec lokalu wynajmowanego w ramach najmu okazjonalnego
Lokal objęty umową najmu okazjonalnego musi nadawać się do zamieszkania w rozumieniu przepisów budowlanych i sanitarnych. W praktyce chodzi o to, by mieszkanie lub dom zapewniało minimalny standard: dostęp do wody, ogrzewania, toalety, możliwość przygotowania posiłków. Najem okazjonalny stosuje się przy:
mieszkaniach w budynkach wielorodzinnych,
domach jednorodzinnych lub ich wydzielonych częściach,
pokojach w mieszkaniach, o ile reszta lokalu pozwala na normalne funkcjonowanie.
Nie stosuje się go natomiast do najmu typowo turystycznego na bardzo krótkie okresy (dobowy, tygodniowy) ani do lokali użytkowych, magazynów, garaży czy pracowni.
Warunek wskazania alternatywnego lokalu dla najemcy
Kluczowym wymogiem dla ważności najmu okazjonalnego jest to, by najemca wskazał inny lokal mieszkalny, do którego będzie mógł się wyprowadzić w razie zakończenia umowy albo wykonania eksmisji. Nie musi to być lokal w tej samej miejscowości, ale powinien realnie nadawać się do zamieszkania.
Najemca składa pisemne oświadczenie z adresem tego lokalu, a osoba dysponująca tym lokalem (właściciel albo np. najemca główny z prawem do podnajmu) musi wyrazić pisemną zgodę na przyjęcie lokatora po zakończeniu najmu okazjonalnego. Bez tego elementu cała konstrukcja traci swój szczególny charakter.
Obowiązek aktu notarialnego – oświadczenie o poddaniu się egzekucji
Bez aktu notarialnego umowa nie będzie traktowana jako najem okazjonalny. Najemca musi udać się do notariusza i złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c. Oświadczenie obejmuje zobowiązanie do:
opróżnienia i wydania lokalu po ustaniu umowy najmu,
dobrowolnego poddania się egzekucji w razie niewywiązania się z tego obowiązku.
Notariusz odczytuje najemcy treść oświadczenia i upewnia się, że rozumie on skutki podpisywanego dokumentu. W praktyce wizyta u notariusza trwa zwykle kilkanaście minut. Koszt aktu można podzielić między strony, jeśli się tak umówią – nie ma przepisu, który nakazywałby obciążenie wyłącznie jednej z nich.
Terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego
Aby umowa zachowała status najmu okazjonalnego, wynajmujący musi ją zgłosić do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie chodzi o datę podpisania dokumentu, lecz o dzień, od którego najemca ma prawo faktycznie zamieszkać (data wskazana w umowie).
Zgłoszenia dokonuje właściciel lokalu – najczęściej poprzez złożenie pisma z podstawowymi danymi umowy lub skorzystanie z gotowego formularza, jeśli urząd taki udostępnia. Dobrze jest zachować potwierdzenie nadania listu poleconego lub urzędowe poświadczenie złożenia dokumentu.
Źródło: Pexels | Autor: Tima Miroshnichenko
Jak krok po kroku zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
1. Wstępne ustalenia z najemcą
Na początku strony ustalają podstawowe warunki: wysokość czynszu, czas trwania umowy, termin płatności, zasady rozliczania mediów i kaucji. Już na tym etapie warto otwarcie powiedzieć, że chodzi o najem okazjonalny, a więc będzie wymagany akt notarialny oraz wskazanie alternatywnego lokalu.
Dla części najemców może to być nowość. Spokojne wyjaśnienie, że jest to forma znana i uregulowana ustawowo, zwykle rozwiewa obawy. Dobrym ruchem jest przesłanie kandydatowi wzoru umowy i listy wymaganych dokumentów jeszcze przed podpisaniem, aby miał czas zapoznać się z nimi i zdobyć zgody właściciela lokalu zastępczego.
2. Przygotowanie projektu umowy i protokołu zdawczo-odbiorczego
Gdy strony uzgodnią warunki, właściciel przygotowuje projekt umowy najmu okazjonalnego. Powinny się w nim znaleźć co najmniej:
dokładne dane stron (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania),
opis lokalu (adres, metraż, liczba pomieszczeń),
czas trwania umowy (data rozpoczęcia i zakończenia),
wysokość czynszu i termin jego płatności,
sposób rozliczania mediów i opłat administracyjnych,
wysokość i zasady zwrotu kaucji,
prawa i obowiązki stron, w tym warunki wypowiedzenia umowy,
odwołanie do załączników wymaganych przy najmie okazjonalnym.
Równolegle dobrze jest przygotować projekt protokołu zdawczo-odbiorczego, który zostanie podpisany przy przekazaniu lokalu. Protokół powinien zawierać opis stanu technicznego mieszkania i wyposażenia, w tym stany liczników.
3. Zgromadzenie wymaganych oświadczeń i zgód
Przed wizytą u notariusza najemca powinien zadbać o dwa dokumenty:
pisemne oświadczenie o wskazaniu innego lokalu, w którym może zamieszkać po zakończeniu najmu,
pisemną zgodę właściciela (lub osoby z innym tytułem prawnym) tego lokalu na przyjęcie najemcy.
Oba oświadczenia sporządza się zwykle w prostej formie pisemnej. Warto dopilnować, aby zawierały:
dokładne dane osoby składającej oświadczenie,
adres alternatywnego lokalu,
jasne wskazanie, że zgoda dotyczy konkretnego najemcy i jego domowników (jeśli tacy są),
datę i własnoręczny podpis.
Niektórzy właściciele proszą osobę udzielającą zgody o dołączenie kopii dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu (np. wypis z księgi wieczystej czy umowę najmu). Nie jest to obowiązkowe, ale bywa przydatne przy późniejszych wątpliwościach.
4. Wizyta u notariusza i podpisanie oświadczenia o poddaniu się egzekucji
Gdy umowa i oświadczenia są już gotowe, strony umawiają termin u notariusza. Najczęściej na spotkanie stawia się najemca – to on będzie składał oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Wynajmujący może (ale nie musi) być obecny; część notariuszy woli jednak, aby obie strony zjawiły się jednocześnie.
Notariusz sporządza akt na podstawie danych z umowy najmu i danych osobowych najemcy. W dokumencie określa się m.in.:
oznaczenie lokalu, który ma być opróżniony,
przesłanki, po których spełnieniu można żądać opróżnienia (np. wygaśnięcie umowy, rozwiązanie),
termin, w jakim najemca zobowiązuje się dobrowolnie opuścić lokal po otrzymaniu stosownego żądania.
Po podpisaniu aktu notarialnego najemca odbiera wypis, który staje się jednym z kluczowych załączników do umowy najmu okazjonalnego.
5. Podpisanie umowy najmu okazjonalnego i przekazanie lokalu
Następny krok to podpisanie samej umowy. Strony powinny zadbać o to, by:
na każdym egzemplarzu umowy znalazły się podpisy obu stron,
w treści umowy zostały wymienione wszystkie załączniki (oświadczenia, wypis aktu notarialnego, protokół),
data rozpoczęcia najmu była realna – tak, aby zmieścić się w 14-dniowym terminie zgłoszenia do urzędu skarbowego.
Przekazanie mieszkania następuje zwykle w dniu rozpoczęcia najmu. Wtedy sporządza się i podpisuje protokół zdawczo-odbiorczy, przekazuje klucze, spisuje stany liczników. Warto wykonać zdjęcia dokumentujące stan lokalu – proste fotografie telefonem często pomagają zamknąć spory o drobne uszkodzenia.
6. Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego
Po podpisaniu umowy i przekazaniu lokalu właściciel składa zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Ma na to 14 dni od daty rozpoczęcia najmu. W zgłoszeniu wskazuje się z reguły:
dane wynajmującego,
dane najemcy,
adres wynajmowanego lokalu,
datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu.
Dobrze, aby wynajmujący poinformował najemcę, że zgłoszenie zostało dokonane (np. przesyłając skan potwierdzenia). Buduje to zaufanie i zdejmuje obawę, że umowa funkcjonuje „jedynie na papierze”.
Obowiązkowe załączniki do umowy najmu okazjonalnego – co dokładnie musi się znaleźć
Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego
Najważniejszym załącznikiem jest wypis aktu notarialnego zawierającego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. To właśnie ten dokument otwiera właścicielowi drogę do uproszczonej eksmisji.
W akcie powinny pojawić się m.in.:
dane najemcy,
dane wynajmującego (jeśli notariusz tego wymaga),
dokładne oznaczenie lokalu (adres, ewentualnie numer księgi wieczystej budynku),
zobowiązanie do opróżnienia lokalu po zakończeniu stosunku najmu,
zgoda na prowadzenie przeciwko najemcy egzekucji wprost z aktu notarialnego.
W praktyce wielu notariuszy ma gotowe wzory takich oświadczeń, które dostosowują do konkretnego przypadku. Dobrze jednak, by wynajmujący przed wizytą u notariusza przekazał mu projekt umowy, aby dane były spójne.
Oświadczenie najemcy o wskazaniu lokalu zastępczego
Treść oświadczenia o wskazaniu lokalu zastępczego – jakie elementy są kluczowe
Oświadczenie o wskazaniu lokalu, w którym najemca może zamieszkać po zakończeniu najmu, bywa traktowane po macoszemu. Tymczasem to jeden z filarów całej konstrukcji. Dokument powinien być możliwie precyzyjny, aby nie budził wątpliwości w razie sporu.
W oświadczeniu najemcy dobrze, aby znalazły się w szczególności:
pełne dane najemcy (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania),
adres wskazanego lokalu (ulica, numer, miejscowość, ewentualnie numer lokalu),
wskazanie właściciela lub osoby władającej lokalem (imię, nazwisko lub nazwa firmy),
stwierdzenie, że jest to lokal, do którego najemca może się wprowadzić po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy najmu okazjonalnego,
informacja o osobach, które razem z najemcą będą mogły tam zamieszkać (np. współmałżonek, dzieci), jeśli dotyczy,
data i własnoręczny podpis najemcy.
Jeżeli w trakcie trwania umowy sytuacja życiowa najemcy się zmieni (np. traci możliwość zamieszkania w wskazanym mieszkaniu), powinien on wskazać inny lokal i złożyć nowe oświadczenie. W praktyce niewielu najemców o tym pamięta, dlatego wynajmujący może co jakiś czas – np. przy przedłużaniu umowy – poprosić o aktualizację informacji.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie na przyjęcie najemcy
Drugim obowiązkowym załącznikiem jest zgoda właściciela (lub innej osoby z tytułem prawnym do lokalu) na przyjęcie najemcy i osób z nim mieszkających. Ten dokument ma duże znaczenie praktyczne: pokazuje, że najemca nie wskazuje lokalu „na papierze”, lecz faktycznie ma gdzie się przenieść.
Aby zgoda spełniała swoją rolę, powinna zawierać co najmniej:
dane osoby udzielającej zgody (właściciela lub posiadacza lokalu),
podstawę dysponowania lokalem (właściciel, najemca, użytkownik wieczysty itp. – można wskazać krótko),
adres lokalu, którego zgoda dotyczy,
imię, nazwisko i ewentualnie PESEL najemcy, który ma mieć prawo tam zamieszkać,
wzmiankę o osobach wspólnie zamieszkujących (np. „oraz jego małoletnich dzieci”),
jasne stwierdzenie zgody na zamieszkanie tej osoby lub osób po zakończeniu najmu okazjonalnego,
datę, miejscowość oraz podpis.
Nie wymaga się formy aktu notarialnego ani urzędowego poświadczenia podpisu. Jeżeli jednak właściciel lokalu zastępczego mieszka daleko, wygodą może być podpisanie zgody u notariusza i przesłanie skanu oraz oryginału pocztą. Z punktu widzenia wynajmującego czytelny, własnoręczny podpis i spójność danych najczęściej wystarczą.
Dowód tytułu prawnego do lokalu zastępczego – dokument pomocniczy
Ustawa nie nakazuje załączania dowodu tytułu prawnego do lokalu zastępczego, ale w obrocie coraz częściej spotyka się taki wymóg po stronie wynajmujących. Chodzi przede wszystkim o uniknięcie sytuacji, w której właściciel mieszkania dowiaduje się o „zgodzie” na przyjęcie najemcy dopiero przy próbie eksmisji.
Jako dowód tytułu prawnego mogą służyć m.in.:
wypis z księgi wieczystej,
umowa najmu lub użyczenia,
decyzja przydziału lokalu komunalnego lub socjalnego.
Dołączenie takiego dokumentu zwiększa pewność prawną wynajmującego. Jeżeli jednak osoba udzielająca zgody nie chce udostępniać np. księgi wieczystej, można poprzestać na jasnym oświadczeniu o posiadaniu tytułu prawnego i gotowości przyjęcia lokatora. W razie wątpliwości sąd i tak będzie mógł zweryfikować, czy taka osoba rzeczywiście włada lokalem.
Protokół zdawczo-odbiorczy jako uzupełniający element umowy
Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest wymieniony w przepisach jako obowiązkowy załącznik dla ważności najmu okazjonalnego, jednak w praktyce bywa nie mniej istotny niż akty czy oświadczenia. Chroni obie strony – pomaga ustalić, czy ewentualne uszkodzenia powstały w trakcie najmu, czy istniały wcześniej.
W protokole warto zamieścić:
datę przekazania lokalu i dane stron,
dokładne oznaczenie mieszkania,
opis stanu ścian, podłóg, stolarki okiennej i drzwiowej, łazienki, kuchni oraz wyposażenia,
wykaz sprzętów (meble, AGD, RTV) wraz z krótką oceną ich stanu,
stany liczników (prąd, gaz, woda, ciepło),
informację o przekazanych kluczach (ile sztuk, do których drzwi).
Dobrym nawykiem jest dołączanie do protokołu kilku zdjęć w formie wydruku lub choćby przechowywanie ich w formie elektronicznej z datą wykonania. Przy ewentualnym sporze ubezpieczyciel lub sąd często przychylniej patrzy na stronę, która udokumentowała stan lokalu na starcie.
Dodatkowe klauzule i załączniki – kiedy mają sens
Poza załącznikami wymaganymi przepisami strony często decydują się na wprowadzenie dodatkowych dokumentów. Z perspektywy bezpieczeństwa, ale i przejrzystości relacji, rozsądnym rozwiązaniem może być przygotowanie:
regulaminu korzystania z lokalu – osobny dokument porządkujący zasady m.in. dotyczące palenia, trzymania zwierząt, drobnych napraw, zgłaszania usterek,
wyszczególnienia wyposażenia z orientacyjną wartością – pomaga później rozliczyć ewentualne zniszczenia lub zaginięcia rzeczy,
harmonogramu płatności (np. przy płaceniu z góry za kilka miesięcy) – ogranicza ryzyko nieporozumień, kiedy i za jaki okres należny jest czynsz,
oświadczenia o liczbie osób mających zamieszkać w lokalu – przydaje się w relacjach ze wspólnotą mieszkaniową oraz do rozliczania mediów liczonych „od osoby”.
Im bardziej skomplikowana sytuacja (np. kilka osób wynajmujących wspólnie mieszkanie, obecność zwierząt, praca zdalna i zwiększone zużycie mediów), tym większy sens mają doprecyzowane załączniki. Nie chodzi o mnożenie papierów, ale o uniknięcie codziennych napięć i wzajemnych pretensji.
Aktualizacja i przechowywanie załączników – praktyczne wskazówki
Umowa najmu okazjonalnego zazwyczaj trwa kilka lat. W tym czasie może zmienić się sytuacja życiowa najemcy, osoby udzielającej zgody na lokal zastępczy, a nawet samego wynajmującego. Dobrą praktyką jest więc okresowa aktualizacja kluczowych załączników.
Przy przedłużaniu umowy można poprosić najemcę o:
potwierdzenie, że wskazany wcześniej lokal zastępczy nadal jest aktualny,
nową zgodę właściciela tego lokalu (szczególnie gdy minęło kilka lat lub właściciel się zmienił),
aktualizację danych osobowych (np. nazwisko po ślubie, nowy dokument tożsamości).
Wszystkie załączniki warto przechowywać w jednym miejscu – najlepiej w oddzielnej teczce do danej umowy (papierowo) oraz w postaci skanów w formie elektronicznej. W razie zgubienia oryginałów szybsze będzie odtworzenie dokumentów, a w sytuacji awaryjnej (np. konieczności pilnego złożenia wniosku do sądu) wystarczy sięgnąć po wersje cyfrowe.
Jeśli pojawia się obawa, że tyle dokumentów to „za dużo jak na zwykły najem”, warto spojrzeć na to z innej strony: raz dobrze przygotowany pakiet załączników często pozwala uniknąć lat przepychanek sądowych i stresu przy ewentualnej konieczności rozstania z najemcą.
Kluczowe Wnioski
Najem okazjonalny jest narzędziem stworzonym głównie po to, aby prywatny właściciel mógł bez wieloletnich procesów odzyskać mieszkanie od lokatora, który nie płaci lub nie chce się wyprowadzić.
Tę formę mogą stosować wyłącznie osoby fizyczne wynajmujące lokal prywatnie, poza działalnością gospodarczą; firmy, fundusze czy deweloperzy muszą sięgać po inne rozwiązania (np. najem instytucjonalny).
Umowa najmu okazjonalnego zawsze zawierana jest na czas oznaczony (do 10 lat) i wymaga dodatkowych dokumentów, w tym aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji.
Najemca musi wskazać inny lokal, do którego może się wyprowadzić po zakończeniu umowy, oraz dostarczyć zgodę osoby dysponującej tym lokalem – dzięki temu eksmisja nie zależy od przydziału lokalu socjalnego przez gminę.
Właściciel przy problemach z lokatorem nie prowadzi klasycznego procesu o eksmisję; korzysta z notarialnego oświadczenia najemcy i kieruje sprawę do komornika po uzyskaniu klauzuli wykonalności.
W porównaniu ze zwykłą umową najmu, najem okazjonalny znacząco wzmacnia pozycję właściciela kosztem ograniczenia części ochrony lokatora, dlatego szczególnie przydaje się przy wyższym ryzyku (np. brak możliwości częstej kontroli, planowany powrót do mieszkania).
Dodatkowe formalności (notariusz, zgłoszenie do urzędu skarbowego) mogą na początku wydawać się kłopotliwe, ale w zamian właściciel zyskuje realne zabezpieczenie na wypadek problematycznego najemcy.
