Większość osób sięga po ugodę cywilną z jednej z trzech przyczyn: chce szybciej zakończyć spór, obawia się kosztów i ryzyka procesu albo po prostu jest zmęczona konfliktem i napięciem. Ugoda ma sens wtedy, gdy obie strony godzą się na pewne ustępstwa, żeby uzyskać coś ważniejszego: spokój, przewidywalny wynik i brak dalszej eskalacji.
Ten sposób myślenia jest szczególnie potrzebny, gdy w grę wchodzi relacja, którą strony chcą utrzymać: klient–firma, wspólnicy, sąsiedzi, członkowie rodziny. Nawet jeśli dałoby się „wygrać w sądzie”, czasem bardziej opłaca się zabezpieczyć swoje minimum, niż latami udowadniać rację.
Cel czytelnika jest zwykle prosty: dowiedzieć się, kiedy ugoda cywilna faktycznie się opłaca, jak bezpiecznie ją wynegocjować i napisać tak, aby nie była „dziurawa” i rzeczywiście zamknęła temat, zamiast produkować nowe problemy.
Przydatne frazy: ugoda cywilna wzór, skuteczna ugoda sądowa, ugoda pozasądowa między osobami fizycznymi, zapisy ugody o zapłatę, ugoda a zrzeczenie roszczeń, negocjacje ugodowe krok po kroku, zatwierdzenie ugody przez sąd, błędy w ugodach cywilnych, jak napisać ugodę długu, ugoda a odsetki i koszty, ugoda w sprawie odszkodowania, ugoda z kontrahentem biznesowym.
Źródło: Pexels | Autor: Pixabay
Czym jest ugoda cywilna i po co się ją zawiera
Definicja z Kodeksu cywilnego w ludzkim języku
Podstawowy przepis to art. 917 Kodeksu cywilnego. Mówi on, że przez ugodę strony czynią sobie wzajemne ustępstwa w celu uchylenia niepewności co do roszczeń, zapewnienia ich wykonania albo zakończenia sporu istniejącego lub mogącego powstać.
W praktyce oznacza to trzy kluczowe elementy:
jest spór albo niepewność – np. nie wiadomo, czy ktoś musi zapłacić pełną kwotę, czy tylko część; czy w ogóle odpowiada za szkodę;
obie strony z czegoś rezygnują – wierzyciel np. obniża kwotę lub rozkłada ją na raty, dłużnik przyznaje odpowiedzialność i godzi się na szybszą spłatę;
celem jest zamknięcie tematu – po wykonaniu ugody żadna ze stron nie powinna wracać do tego samego sporu.
Ugoda cywilna jest więc umową, a nie tylko grzecznościowym gestem. Obie strony coś zyskują i coś tracą, ale w bilansie końcowym płacą za spokój i przewidywalność wyniku.
Czym ugoda różni się od zwykłego porozumienia lub aneksu
W języku potocznym „ugodą” nazywa się czasem każde dogadanie się. Z prawnego punktu widzenia nie każde porozumienie jest ugodą w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
Porozumienie / aneks zazwyczaj:
tylko zmienia istniejącą umowę (np. termin dostawy, zakres prac),
nie musi zakładać żadnego sporu – strony po prostu modyfikują ustalone wcześniej warunki,
nie wymaga elementu wzajemnych ustępstw, choć często w praktyce też go zawiera.
Ugoda cywilna ma natomiast zawsze tło konfliktu lub przynajmniej niepewności, a kluczowy jest świadomy kompromis:
wierzyciel np. ogranicza swoje żądania lub godzi się na inne warunki,
dłużnik przyznaje określony zakres odpowiedzialności lub zobowiązań,
obie strony deklarują, że nie będą żądać więcej, niż zapisano w ugodzie (przy odpowiednich klauzulach).
Przykład: aneks do umowy najmu przedłużający okres najmu to zwykła zmiana kontraktu. Natomiast porozumienie, w którym najemca płaci zaległy czynsz w ratach, a właściciel rezygnuje z części odsetek i nie wypowiada umowy – to typowa ugoda cywilna.
Ugoda jako umowa – wymogi ważności
Skoro ugoda jest umową, musi spełniać ogólne warunki ważności z Kodeksu cywilnego:
zdolność do czynności prawnych – osoba pełnoletnia, nieubezwłasnowolniona; w przypadku firm: właściwa reprezentacja (zarząd, prokurent); w imieniu małoletniego – co do zasady rodzic/opiekun, czasem za zgodą sądu rodzinnego,
brak sprzeczności z prawem i zasadami współżycia społecznego – nie można ugodą np. „zrzec się” alimentów na dziecko ani zalegalizować czynu zabronionego,
świadoma i dobrowolna zgoda – podpis złożony pod przymusem, groźbą lub w stanie uniemożliwiającym zrozumienie skutków może być podważony,
zachowanie wymaganej formy – zasadniczo wystarczy forma pisemna, ale gdy ugoda modyfikuje umowę wymagającą formy szczególnej (np. akt notarialny przy zbyciu nieruchomości), również powinna zachować tę formę.
Wiele osób pyta, czy ugoda zawarta „na mailu” albo SMS-em jest ważna. Co do zasady może być dowodem zawarcia porozumienia, ale dla bezpieczeństwa i łatwości egzekucji warto mieć pełny dokument z podpisami, a przy większych kwotach – rozważyć ugodę sądową lub mediacyjną zatwierdzoną przez sąd.
Rodzaje ugody: sądowa i pozasądowa
W praktyce funkcjonują dwie główne formy ugody:
ugoda pozasądowa – zawierana „między sobą”, ewentualnie z pomocą prawnika, mediatora, notariusza,
ugoda sądowa – zawierana w toku toczącej się sprawy, wpisana do protokołu rozprawy i zatwierdzona przez sąd.
Do tego dochodzi ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd, która praktycznie działa jak ugoda sądowa. Różnice są przede wszystkim w trybie zawarcia i łatwości egzekucji. Treściowo zasady są podobne: strony określają kompromis, wzajemne ustępstwa i sposób zakończenia sporu.
Źródło: Pexels | Autor: Cytonn Photography
Kiedy ugoda ma sens, a kiedy lepiej jej unikać
Typowe sytuacje życiowe i biznesowe
Ugoda cywilna pojawia się w bardzo różnych kontekstach. Najczęściej chodzi o:
spór o zapłatę faktury – kontrahent nie płaci, kwestionuje część należności; strony umawiają się na zapłatę części kwoty lub na raty,
szkoda z kolizji – sprawca kolizji chce dopłacić ponad to, co wypłacił ubezpieczyciel, by nie ciągnięto sprawy do sądu,
najem mieszkania – zaległy czynsz, rozliczenie kaucji, szkody w lokalu; wynajmujący rezygnuje z części roszczeń w zamian za szybkie opuszczenie lokalu i zapłatę ustalonej kwoty,
zwrot zaliczki – klient rezygnuje z usługi, firma oddaje część zaliczki zamiast narażać się na spór o odpowiedzialność kontraktową,
konflikt sąsiedzki – zalanie mieszkania, hałas, spór o ogrodzenie; ugoda określa naprawę szkód, zasady korzystania z części wspólnych,
mały spór rodzinny na tle majątku – np. rozliczenie nakładów na nieruchomość rodziców, drobne podziały majątku, drobne pożyczki między bliskimi.
W każdej z tych sytuacji proces sądowy jest możliwy, ale często nieopłacalny pod względem emocji, czasu i kosztów. Ugoda cywilna pozwala ustalić rozwiązanie pośrednie: nikt nie wychodzi w 100% zadowolony, ale obie strony akceptują efekt.
Kryteria opłacalności ugody
Żeby ocenić, czy ugoda się opłaca, warto przejść przez kilka prostych pytań:
Jakie są realne szanse wygrania sprawy w sądzie? Jeżeli sytuacja prawna jest mocno niepewna, ugoda często jest rozsądniejsza niż „walka na ślepo”.
Ile potrwa proces i ile będzie kosztował? Opłaty sądowe, zaliczki na biegłych, koszty pełnomocnika, czas poświęcony na rozprawy.
Czy druga strona jest wypłacalna? Nawet prawomocny wyrok nie pomoże, jeśli nie ma z czego ściągnąć pieniędzy. Czasem lepiej wziąć mniej, ale szybko.
Jak ważna jest dla ciebie relacja z drugą stroną? Przy stałych klientach, współpracownikach, sąsiadach czy rodzinie proces to ostateczność.
Jak duże jest twoje obciążenie emocjonalne? Przeciągający się konflikt często kosztuje więcej nerwów niż są warte sporne pieniądze.
Dla wielu sporów dobrym testem jest pytanie: „Czy byłbym skłonny zaakceptować rozwiązanie, w którym dostaję 60–70% tego, czego chcę, ale kończę sprawę w ciągu miesiąca?” Jeśli odpowiedź brzmi „tak” – ugoda cywilna zwykle ma sens.
Kiedy lepiej zrezygnować z ugody
Nie każda propozycja ugody jest korzystna. Są sytuacje, w których lepiej spokojnie odmówić i rozważyć drogę sądową albo przynajmniej nie podpisywać nic bez porady prawnika:
rażąco niekorzystne warunki – np. wierzyciel chce, byś przyznał pełną odpowiedzialność i zaakceptował wysoką kwotę, mimo że dowody wskazują na odwrotną stronę;
brak zaufania do drugiej strony – wielokrotne niedotrzymanie słowa, unikanie kontaktu, ukrywanie majątku; ugoda bez solidnych zabezpieczeń może być wtedy tylko stratą pozycji;
oczywista dysproporcja sił – np. duża firma narzuca konsumentowi ugodę „do podpisu od ręki”, z zapisami odbierającymi mu niemal wszystkie uprawnienia;
presja czasu i brak możliwości spokojnego przemyślenia – komunikat w stylu: „albo podpisujesz dziś, albo sprawa idzie do sądu i wtedy będzie gorzej” powinien zapalić czerwoną lampkę;
ugoda w ciemno, bez znajomości dokumentów i stanu sprawy – np. bez wglądu w kosztorys szkody, historię rozliczeń, ogólną wartość roszczeń.
Jeśli masz wrażenie, że ugoda cywilna ma służyć głównie temu, byś zrzekł się praw, a w zamian nie dostajesz realnych gwarancji, lepiej zatrzymać się i zasięgnąć porady. Czasem samo pokazanie, że masz świadomość swoich uprawnień, powoduje, że druga strona składa bardziej uczciwą propozycję.
Jak oszacować „wartość” ugody względem procesu
Prostym podejściem jest mini-analiza kosztów i ryzyk. Można ją zrobić nawet „na kartce”:
oszacuj, ile realnie możesz odzyskać (lub stracić) w sądzie, biorąc pod uwagę szanse powodzenia,
dodaj do tego koszty postępowania (opłaty, biegli, pełnomocnik, czas),
zastanów się, jak długo to potrwa i ile warte jest dla ciebie przyspieszenie końca sporu,
oceń, czy druga strona jest w stanie spełnić ugodę szybciej niż zapadnie wyrok i zakończy się egzekucja.
Jeżeli ugoda proponuje ci np. 70% kwoty w trzy miesiące, a wyrok za 2–3 lata może dać ci 100% (ale z ryzykiem niewypłacalności drugiej strony), wielu praktyków uznałoby ugodę za rozsądny wybór. To nie jest matematyka idealna – to raczej świadoma decyzja biznesowa czy życiowa.
Źródło: Pexels | Autor: Cytonn Photography
Ugoda pozasądowa a ugoda sądowa – którą formę wybrać
Ugoda pozasądowa zawarta samodzielnie, u prawnika albo u mediatora
Ugoda pozasądowa to ta najprostsza w formie: strony siadają do stołu (także wirtualnego) i uzgadniają warunki. Można ją zawrzeć:
pisemnie – tradycyjny dokument z podpisami,
w formie dokumentowej – np. wymiana e-maili, w których strony potwierdzają ostateczną wersję porozumienia,
w formie aktu notarialnego – rzadziej stosowane rozwiązanie, ale dające od razu moc tytułu egzekucyjnego (gdy dłużnik poddaje się egzekucji).
Teoretycznie wystarczy nawet wymiana maili, by mówić o ważnej umowie. Praktycznie jednak, przy poważniejszych kwotach, lepszy jest spójny dokument, który:
zbiera w jednym miejscu wszystkie uzgodnienia,
jest podpisany czytelnie przez obie strony,
precyzyjnie opisuje strony, spór i zobowiązania.
Zalety i ograniczenia ugody pozasądowej
Przy prostych sporach ugoda pozasądowa zwykle w zupełności wystarcza. Daje sporą elastyczność, można ją zawrzeć szybko i bez zbędnych formalności. Z drugiej strony wiele osób ma obawę: „co, jeśli druga strona i tak nie dotrzyma słowa?”. Dobrze jest znać plusy i minusy przed podjęciem decyzji.
Do najważniejszych zalet ugody pozasądowej należą:
czas – często od pierwszej rozmowy do podpisu mija kilka dni, a nie miesiące czy lata,
niższe koszty – brak opłat sądowych, mniejsze (albo żadne) wydatki na pełnomocników,
swoboda ukształtowania treści – można umówić się „po ludzku”, dopasowując warunki do realnej sytuacji stron (np. odroczenia, częściowe umorzenia, niestandardowe zabezpieczenia),
poufność – nikt poza stronami i ewentualnie ich doradcami nie zna szczegółów sporu i warunków,
mniejsza eskalacja konfliktu – rozmowa przy stole, nawet trudna, zwykle podgrzewa emocje mniej niż formalna batalia w sądzie.
Są też ograniczenia, o których lepiej wiedzieć z góry:
brak automatycznej „mocy wyroku” – żeby prowadzić egzekucję z ugody pozasądowej, trzeba najpierw uzyskać wyrok albo klauzulę wykonalności na akt notarialny, jeśli taką formę wybrano,
większa podatność na spory interpretacyjne – nieprecyzyjne zapisy mogą później rodzić pytania „co strony miały na myśli”,
ryzyko braku równowagi – silniejsza strona może przeforsować jednostronne postanowienia, jeśli druga podpisuje „byle mieć to za sobą”.
Jeżeli po lekturze projektu ugody czujesz ścisk w żołądku i myśl „podpisuję tylko dlatego, że się boję”, warto zatrzymać się choćby na dzień, skonsultować treść i dopiero wtedy podjąć decyzję. Jedna spokojna noc i rozmowa z kimś z zewnątrz często porządkują emocje.
Ugoda sądowa – jak wygląda w praktyce
Ugoda sądowa jest zawierana już po zainicjowaniu postępowania. Czasami sąd sam zachęca strony do rozmów i proponuje przerwę na negocjacje. Innym razem strony przychodzą na rozprawę z gotowym projektem porozumienia.
W praktyce wygląda to tak, że:
strony przedstawiają sądowi uzgodnioną treść ugody (ustnie do protokołu albo w formie pisemnej),
sędzia sprawdza, czy ugoda nie jest sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego ani nie zmierza do obejścia prawa,
sąd wprowadza treść do protokołu i wydaje postanowienie o zatwierdzeniu ugody, kończąc tym samym postępowanie.
Po uprawomocnieniu się postanowienia ugoda sądowa jest tytułem egzekucyjnym. Wystarczy wystąpić o nadanie klauzuli wykonalności i w razie niewykonania umowy można od razu kierować sprawę do komornika, bez kolejnego procesu o „wykonanie ugody”. To duża przewaga nad zwykłą ugodą pozasądową.
Niektórzy obawiają się, że w sądzie „nie będzie już przestrzeni na dogadanie”. W rzeczywistości wielu sędziów, zwłaszcza w sprawach cywilnych i gospodarczych, traktuje ugodę jako bardzo dobre zakończenie sporu. Często pomagają doprecyzować postanowienia, zadają pytania naprowadzające („jak strony wyobrażają sobie termin płatności?”, „co w razie opóźnienia?”), tak aby dokument był czytelny i możliwy do wykonania.
Ugoda w mediacji i jej zatwierdzenie przez sąd
Między klasyczną ugodą pozasądową a sądową jest jeszcze forma pośrednia – ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd. Taki wariant dobrze sprawdza się, gdy strony chcą rozmowy w spokojniejszej atmosferze niż sala rozpraw, ale jednocześnie zależy im na mocy egzekucyjnej podobnej do wyroku.
Procedura wygląda w skrócie tak:
strony zgadzają się na mediację (czasem kieruje tam sąd, czasem robią to dobrowolnie),
na kilku spotkaniach – stacjonarnie lub online – mediator pomaga wypracować kompromis,
po uzgodnieniu treści sporządzana jest pisemna ugoda mediacyjna, podpisywana przez strony,
mediator przekazuje ją do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie; po zatwierdzeniu (często na posiedzeniu niejawnym) ugoda staje się tytułem egzekucyjnym.
Rozwiązanie to łączy kilka korzyści: dyskrecję mediacji, elastyczność negocjacji i bezpieczeństwo wynikające z możliwości egzekucji jak z wyroku. Dodatkowo, rozmowa z bezstronną osobą często obniża poziom napięcia i ułatwia znalezienie opcji, o których strony same by nie pomyślały.
Jak wybrać między ugodą pozasądową, mediacyjną a sądową
Przy wyborze formy ugody przydaje się kilka prostych kryteriów. Nie chodzi o to, by znać wszystkie przepisy, raczej by odpowiedzieć sobie szczerze na parę pytań.
Z reguły:
ugoda pozasądowa jest wystarczająca, gdy:
kwota sporu nie jest bardzo wysoka,
druga strona dotąd wywiązywała się z umów,
chodzi o szybkie uporządkowanie relacji (np. rozliczenie najmu, drobna szkoda),
chcesz uniknąć sądu i formalności.
ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd sprawdza się, gdy:
spór jest poważniejszy albo bardziej złożony (np. dłuższa współpraca biznesowa, rodzinny konflikt o majątek),
potrzebna jest neutralna osoba trzecia, aby rozmowa nie przerodziła się w kłótnię,
zależy ci na tym, aby w razie niewykonania mieć możliwość egzekucji jak z wyroku.
ugoda sądowa często będzie najlepsza, gdy:
sprawa i tak już trafiła do sądu,
drugą stronę do rozmów skłania dopiero „widmo procesu”,
spór dotyczy znacznych kwot albo ważnych praw (np. własności nieruchomości),
konieczna jest pieczęć sądu, bo jedna ze stron inaczej nie czuje się bezpiecznie.
Przykład z praktyki: przedsiębiorca dochodził od kontrahenta zapłaty kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dopiero po wniesieniu pozwu i pierwszym terminie rozprawy druga strona zaproponowała ugodę: płatność w trzech ratach, częściowe umorzenie odsetek. Strony zawarły ugodę sądową, a przedsiębiorca miał w ręku dokument, który w razie braku wpłat mógłby od razu skierować do komornika.
Kluczowe elementy skutecznej ugody – co musi się w niej znaleźć
Precyzyjne oznaczenie stron i podstaw sporu
Solidna ugoda zaczyna się od jednoznacznej identyfikacji stron. To drobiazg, który potrafi uratować dokument w razie późniejszych wątpliwości.
W treści ugody dobrze jest zamieścić:
w przypadku osób fizycznych – imię, nazwisko, adres, numer PESEL (jeśli to możliwe) oraz ewentualnie numer dokumentu tożsamości,
w przypadku firm – pełną nazwę, numer KRS lub CEIDG, NIP, adres siedziby, a także wskazanie osoby uprawnionej do reprezentacji,
informację, na jakim tle powstał spór: numer umowy, datę zdarzenia (np. kolizji), numer faktury, krótki opis relacji.
Taka „część opisowa” może wydawać się formalnością, ale w praktyce ułatwia interpretację całej ugody i minimalizuje ryzyko zarzutu, że strony „mówiły o czymś innym”.
Dokładne określenie świadczeń i harmonogramu
Serce każdej ugody to opis tego, kto, co, kiedy i jak ma zrobić. Im bardziej konkretne zapisy, tym mniej pola do konfliktów w przyszłości.
W szczególności warto doprecyzować:
wysokość świadczenia – np. kwota główna, odsetki, ewentualne koszty, które strona przejmuje na siebie,
terminy – czy świadczenie ma być spełnione jednorazowo („do dnia…”) czy w ratach (z podaniem konkretnych dat lub zasad ich wyliczenia),
sposób płatności – przelew (z podaniem numeru rachunku), gotówka za pokwitowaniem, inna forma (np. potrącenie),
miejsce i sposób wydania rzeczy – jeśli ugoda dotyczy rzeczy ruchomych lub nieruchomości, dobrze określić termin wydania, stan rzeczy, protokół zdawczo–odbiorczy,
ewentualne dodatkowe działania – np. naprawa szkody, usunięcie usterek, wydanie dokumentów, złożenie oświadczeń w banku czy u notariusza.
Przykładowo: zamiast pisać ogólnie „Dłużnik zobowiązuje się spłacić dług w ratach”, lepiej ująć to w ten sposób: „Dłużnik zapłaci Wierzycielowi kwotę 12 000 zł w 12 równych ratach po 1 000 zł każda, płatnych do 10. dnia każdego miesiąca, począwszy od… na rachunek bankowy o numerze…”. Taki zapis jest jasny również za dwa lata, gdy emocje dawno opadną.
Wzajemne ustępstwa i zrzeczenie się roszczeń
Ugoda z definicji opiera się na wzajemnych ustępstwach. W dokumencie dobrze wyraźnie wskazać, na co godzi się każda ze stron, a z czego rezygnuje.
Typowe rozwiązania to np.:
wierzyciel rezygnuje z części kwoty (np. odsetek, kar umownych) w zamian za szybkie i pewne uregulowanie reszty,
dłużnik uznaje dług w określonej wysokości i zobowiązuje się do spłaty w ratach, a wierzyciel powstrzymuje się od skierowania sprawy do sądu, jeśli raty są spłacane terminowo,
obie strony rezygnują z dalszych roszczeń wynikających z konkretnego zdarzenia lub umowy.
W praktyce kluczowe jest jednoznaczne sformułowanie, jak szerokie jest zrzeczenie się roszczeń. Zbyt ogólny zapis („strony zrzekają się wszelkich roszczeń”) może działać zbyt szeroko i obejmować także to, czego strony nie miały zamiaru „zamykać”. Ostrożniejsza formuła to np.: „Strony oświadczają, że ugoda wyczerpuje wszelkie roszczenia wynikające z umowy z dnia…/zdarzenia z dnia… i nie będą wobec siebie dochodzić innych roszczeń z tego tytułu”.
Zabezpieczenia wykonania ugody
Nawet najlepiej napisana ugoda nie da spokoju, jeśli z tyłu głowy ciągle będzie myśl: „a jeśli on znowu nie zapłaci?”. W takich sytuacjach pomocne są mechanizmy zabezpieczające.
W praktyce stosuje się m.in.:
poddanie się egzekucji w akcie notarialnym – dłużnik składa przed notariuszem oświadczenie, że poddaje się egzekucji do określonej kwoty; w razie niewykonania ugody wierzyciel występuje tylko o klauzulę wykonalności na akt notarialny,
weksel – zwykle weksel in blanco zabezpieczony porozumieniem wekslowym, w którym strony określają zasady jego wypełnienia,
zastaw lub hipoteka – przy większych kwotach strony mogą zabezpieczyć roszczenie na majątku dłużnika, choć wymaga to już dodatkowych formalności,
poręczenie osoby trzeciej – szczególnie w relacjach rodzinnych lub w małym biznesie,
warunkowe umorzenie części długu – wierzyciel umarza część należności dopiero po terminowej spłacie pozostałej części, co motywuje dłużnika do regularnych wpłat.
Przykład: w ugodzie dłużnik zobowiązuje się spłacić 10 rat po 1 000 zł. Strony ustalają, że w razie opóźnienia powyżej 14 dni z płatnością choćby jednej raty, cała pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna. Taki mechanizm (tzw. klauzula przyspieszonej wymagalności) często działa mobilizująco i jednocześnie daje wierzycielowi większe bezpieczeństwo.
Postanowienia na wypadek niewykonania lub opóźnienia
Nikt nie podpisuje ugody z myślą, że nie będzie jej realizować. Rzeczywistość bywa jednak różna: choroba, utrata pracy, nieprzewidziane wydatki. Dobrze, jeśli dokument mówi nie tylko o scenariuszu „idealnym”, ale i o tym, co dzieje się w razie potknięć.
W ugodzie można z góry uregulować m.in.:
Doprecyzowanie konsekwencji naruszenia ugody
Jeżeli w ugodzie nie pojawią się konkretne skutki jej naruszenia, przy pierwszym problemie strony znowu trafią na „szarą strefę” i domysły. Lepiej od razu napisać, co się dzieje, gdy jedna ze stron spóźnia się albo w ogóle przestaje wykonywać swoje zobowiązania.
Można uregulować wprost, że w razie:
opóźnienia z płatnością – naliczane są odsetki (np. ustawowe za opóźnienie lub w konkretnej wysokości),
braku zapłaty dwóch lub trzech kolejnych rat – cała pozostała kwota staje się wymagalna natychmiast (klauzula przyspieszonej wymagalności),
rażącego naruszenia ugody – druga strona może odstąpić od ugody i dochodzić roszczeń na dotychczasowych zasadach (np. kontynuować sprawę w sądzie),
częściowego wykonania świadczeń – czy to, co już zostało wykonane, pozostaje w mocy, czy też ugoda „upada” w całości.
Dobrze jest używać prostych, jednoznacznych sformułowań, np.: „W razie opóźnienia w zapłacie którejkolwiek z rat powyżej 14 dni, Wierzycielowi przysługuje prawo odstąpienia od ugody w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o opóźnieniu, po bezskutecznym wezwaniu Dłużnika do zapłaty”. Wtedy obie strony wiedzą, czego się spodziewać.
Kwestie podatkowe i rozliczenia dodatkowe
Przy większych ugodach – zwłaszcza między przedsiębiorcami – pojawia się pytanie: „a co z podatkami?”. To temat, który często budzi niepewność, a można go chociaż częściowo uporządkować w treści ugody.
W praktyce strony sygnalizują w ugodzie m.in.:
czy kwoty ustalone w ugodzie zawierają podatek VAT, czy są to kwoty netto, do których VAT zostanie doliczony,
czy i w jakich terminach zostaną wystawione faktury korygujące lub inne dokumenty księgowe,
kto ponosi ciężar ewentualnych podatków od czynności cywilnoprawnych (np. przy przeniesieniu własności rzeczy lub praw).
Prosty zapis typu: „Strony zgodnie ustalają, że kwota niniejszej ugody obejmuje wszelkie należne podatki, a w szczególności VAT, jeżeli jest należny” często porządkuje wzajemne oczekiwania. W sprawach bardziej skomplikowanych dobrze przed podpisaniem ugody skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym – tak, aby uniknąć później przykrych niespodzianek ze strony urzędu skarbowego.
Forma, data, miejsce i podpisy – drobiazgi, które mają znaczenie
Choć sedno ugody tkwi w treści, formalne „ramy” dokumentu też potrafią zaważyć na jego skuteczności. Chodzi o takie elementy, które z pozoru są oczywiste, a jednak w praktyce bywają pomijane.
Przy sporządzaniu ugody warto zadbać o to, aby:
ugoda miała datę i miejsce zawarcia – ułatwia to późniejsze dowodzenie, kiedy doszło do porozumienia,
została zawarta co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron,
podpisy stron były własnoręczne; przy większych kwotach lub mniej pewnych relacjach można rozważyć notarialne poświadczenie podpisów,
dołączono załączniki (np. harmonogram spłat, protokół zdawczo–odbiorczy, kopię spornego dokumentu) oraz jasno je oznaczono: „Załącznik nr 1 do ugody z dnia…”,
oznaczono, że wszelkie zmiany ugody wymagają formy pisemnej (np. aneksu), aby uniknąć późniejszych sporów o ustne „dogadanie się”.
Jeżeli jedna ze stron działa przez pełnomocnika, dobrze załączyć do ugody pełnomocnictwo lub przynajmniej wskazać jego podstawę. To pozwoli uniknąć zarzutów, że ktoś nie był umocowany do zaciągania zobowiązań.
Postanowienia dotyczące poufności i sposobu komunikacji
Nie każdy chce, aby szczegóły ugody były później przedmiotem rozmów w firmie, rodzinie czy w mediach społecznościowych. Dość często pojawia się też obawa, że druga strona wykorzysta ugodę „przeciwko nam” w relacjach z innymi kontrahentami. Tu z pomocą przychodzą zapisy o poufności.
Strony mogą ustalić np., że:
treść ugody oraz informacje o prowadzonym sporze nie będą ujawniane osobom trzecim, z wyjątkiem doradców prawnych, księgowych czy organów publicznych,
jeżeli ujawnienie jest konieczne (np. w rozmowach z bankiem lub ubezpieczycielem), strona dołoży starań, aby zakres przekazywanych informacji był ograniczony do niezbędnego minimum,
w razie naruszenia poufności druga strona może dochodzić konkretnej kary umownej lub odszkodowania na zasadach ogólnych.
Obok poufności przydatny bywa też prosty, ale często pomijany element: określenie sposobu komunikacji. W ugodzie można wskazać, że wszelkie zawiadomienia (np. wezwania do zapłaty, informacje o zmianie numeru konta) będą wysyłane:
na wskazane adresy e-mail i będą uznawane za doręczone w określonym terminie od wysłania, lub
listem poleconym na konkretne adresy korespondencyjne.
Dla wielu osób to drobiazg, a w praktyce oszczędza nerwów, kiedy pojawia się spór o to, czy wezwanie w ogóle dotarło.
Klauzula salwatoryjna i wybór prawa oraz sądu
Czasem zdarza się, że jeden z zapisów ugody okaże się nieważny albo niemożliwy do wykonania (np. z powodu zmiany przepisów). Bez dodatkowego zabezpieczenia można stanąć przed pytaniem: „czy cała ugoda padła?”.
Przydatnym rozwiązaniem jest tzw. klauzula salwatoryjna, w której strony z góry umawiają się, że:
nieważność lub nieskuteczność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe,
w miejsce nieważnego postanowienia strony wprowadzą inne, możliwie jak najbardziej zbliżone do pierwotnej woli.
Szczególnie przy większych ugodach, zwłaszcza z elementem zagranicznym, strony wskazują również:
wybór prawa (np. „Do niniejszej ugody ma zastosowanie prawo polskie”),
właściwy sąd na wypadek sporu co do wykonania ugody (np. sąd właściwy według siedziby wierzyciela).
Takie zastrzeżenia nie rozwiązują wszystkich problemów, ale zmniejszają ryzyko dodatkowych sporów proceduralnych, gdyby ugoda jednak „nie zagrała” tak, jak zakładały strony.
Przykładowa struktura prostej ugody cywilnej
Wielu osobom pomaga zobaczyć „szkielet” dokumentu, zanim zaczną spisywać własną treść. Poniżej uproszczony schemat, który można dostosować do swojej sytuacji (z zachowaniem ostrożności i – przy wątpliwościach – po konsultacji z prawnikiem).
Typowa, nieskomplikowana ugoda cywilna może zawierać następujące części:
Nagłówek – „Ugoda” lub „Ugoda cywilna” z datą i miejscem zawarcia.
Oznaczenie stron – pełne dane osób lub firm, wraz z opisem, w jakim charakterze występują (np. Wierzyciel, Dłużnik).
Część opisowa – krótkie przedstawienie tła sprawy: jaka umowa lub zdarzenie doprowadziły do sporu, w jakim zakresie.
Ustalenia co do świadczeń – konkretne zobowiązania każdej ze stron, z podaniem kwot, terminów, sposobu płatności lub wydania rzeczy.
Wzajemne ustępstwa – wskazanie, z czego strony rezygnują (np. części długu, odsetek, dalszych roszczeń) i na co się godzą.
Zabezpieczenia – jeżeli są przewidziane (np. poddanie się egzekucji, weksel, poręczenie, hipoteka).
Konsekwencje naruszenia – co się dzieje w razie opóźnienia lub niewykonania ugody.
Zrzeczenie się roszczeń – w jakim zakresie ugoda wyczerpuje dotychczasowe roszczenia między stronami.
Poufność i sposób komunikacji – jeśli strony chcą uregulować ujawnianie treści ugody i kanały kontaktu.
Postanowienia końcowe – wybór prawa, właściwość sądu, klauzula salwatoryjna, liczba egzemplarzy, wymóg formy pisemnej dla zmian ugody.
Podpisy stron – wraz z ewentualną wzmianką o załącznikach.
Przykładowy, bardzo prosty fragment dotyczący zrzeczenia się roszczeń może wyglądać tak: „Strony oświadczają, że wykonanie niniejszej ugody w całości spowoduje wyczerpanie wszelkich roszczeń Wierzyciela wobec Dłużnika wynikających z umowy z dnia… oraz że po spełnieniu świadczeń przewidzianych w ugodzie nie będą dochodzić wobec siebie jakichkolwiek innych roszczeń z tego tytułu”. Dla wielu osób taka jasność jest sporą ulgą – wiedzą, że po wykonaniu ugody sprawa jest definitywnie zamknięta.
Elastyczność ugody – możliwość późniejszych zmian
Życie zmienia się szybciej niż paragrafy. Szczególnie przy dłuższych harmonogramach spłaty rozsądnie jest zawczasu przewidzieć, że sytuacja którejś ze stron może się istotnie zmienić.
W ugodzie można więc przewidzieć np., że:
w razie znacznego pogorszenia sytuacji finansowej dłużnika strony podejmą negocjacje co do zmiany harmonogramu (np. zawieszenie części rat, wydłużenie okresu spłaty),
każda zmiana warunków ugody wymaga aneksu w formie pisemnej, podpisanego przez obie strony,
prośba o zmianę nie wstrzymuje automatycznie obowiązku płatności – do czasu podpisania aneksu obowiązuje dotychczasowy plan spłaty.
Przykład z życia: osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą podpisała ugodę ratalną. Po kilku miesiącach straciła głównego klienta i przestała wyrabiać się z ratami. Zamiast udawać, że problem nie istnieje, zwróciła się do wierzyciela z wnioskiem o zmianę harmonogramu. Ponieważ w ugodzie był przewidziany tryb zmiany warunków, strony szybko podpisały aneks i uniknęły kolejnego sporu.
